公司物资管理制度.docx

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1、公司物资管理制度物资采购计划管理规定一、各公司在每年10月份提报下年度的工程、大修、技改、零修、日常维护等物资的年度计划。（一）各公司生技科负责编报基本建设、生产检修、技改工程等物资计划；（二）各公司供热服务科负责编报外网维护物资计划；（三）各公司办公室负责编报劳动保护用品计划；（四）工程管理部门负责按项目名称编报外网工程施工物资计划。二、生产常用易损备品备件和事故备品，实行定额计划管理，由各公司生技科会同运行、检修、热化车间编制备品备件定额，报集团生产技术部汇总审批后执行。三、列入年度大修、技改、基建、外网工程施工项目计划的，需用单位应提前30天提报物资需求计划，供货时间较长的应提前60天；

2、生产维护用物资，需用部门应提前10天提报物资需求计划。金额较大，按规定需招标采购的，按集团规定时限执行。四、需求部门编制物资需求计划应按照集团统一的物料编码,并明确物资的名称、规格、型号、数量、用途或项目（工程）类别、需用时间等。五、物资需求计划和备品备件定额的上报、审核、批准，按照审批工作流程进行。所有物资需求计划审批结束自动返到集团物资管理部，物资管理部在做好全集团各仓库物资统筹调拨、平衡利库、压减库存的前提下，将计划单下发至相应采购部门，具体的权限分类如下：物资管理部负责（除煤炭之外）集团统一采购物资的采购工作，含生产、检修用品、备件、劳动保护用品、化水运行药品、供热管网管道及配件、供热

3、站房用设备材料及固定资产类及基建类物资（需公开招标、内部招标采购的物资）。各热电办物资管理处负责采购的物资，包括机加工维修、生产（供热）急需的物资、部分经招标确认价格及入围供应商的物资等。因事故状态、紧急抢修等特殊情况急需的物资，采购申报经分管领导同意，物资管理部负责人接到通知后，本着特事特办原则可安排相关采购员先行采购、送货，并告知所属管办相关人员，但应在三日内补办物资需求计划并注明“补充计划”字样、补办审批流程。物资采购管理规定基本原则（一）物资采购方式1 .招标采购，按照集团有限公司招标管理办法执行。2 .询价、比价采购。市场波动较大不能签订长期供货合同的、不经常用的备品备件和抢修用物资

4、的，采取多方询价、货比三家以上的方式采购。（二）物资采购供货商应从合格供应商名录中确定，供应商名录的建立、评估、筛选、管理，按照有关规定执行。（三）采购工作程序：1.物资采购部门根据物资需求计划，确定采购数量、采购方式等；2,属于招标采购的，物资采购部门负责提出招标申请、与中标的厂家联系、履行合同审批和签订程序、执行合同、组织采购等；3 .属于询价、比价采购的，由采购经办人员负责编制物资采购比价表，经批准后组织采购。询价报价单需有报价单位的盖章和代理人签字，并与比价审批单一起存档。（四）物资采购，属于招标采购的、非长期供货厂家定点采购的、单项或批次价值超过5万元以上的、技术要求复杂的、要求有质

5、量保证的物资采购，必须签订合同（有招标年度单价合同的除外）。（五）集团物资管理部应建立供应商评价体系，每季度或年度组织相关部门共同对供应商在产品供应质量、交货期、交货量、信用度、配合度、售后服务等方面进行评估。集团物资管理部根据评估结果，调整与更新合格供应商名录档案。二、物资采购要求（一）单宗物资超过30万元（含30万元）以上须进行公开招标采购，投标厂商不得少于三家（部分不可替代厂家或专利性产品的物资、备件需技术部门作出说明经审批后可协商采购）。大于10万元小于30万元的物资采购须进行自主招议标采购（部分不可替代厂家或专利性产品的物资、备件需技术部门作出说明经审批后可协商采购）。小于10万元物

6、资采购须进行询价采购，比价、招议标采购厂家不得少于三家。（二）业务员应根据计划使用时间，确定到货时间。对不能够保证按时到货的计划单及时通知计划提出人。（三）采购物资优先选择行业排名靠前的厂家，严格审核厂家供货资质证明材料。（四）紧急物资申购报经分管领导同意，物资管理部负责人接到通知后，本着特事特办原则可安排相关采购员，按照发起人的物资需求开展采购事宜，并告知所属管办相关人员，采购员必须严格遵守“四同四比、择优订货”的原则。（五）需要外出市场考察确定供货厂家的，考察后要有书面考察报告，考察报告要由考察人签字报分管领导，并随相关合同存档。三、询价、比价采购（一）采购物资时，业务人员应根据要采购物资

7、的信息变化，进行询价、比质、比价采购。（二）业务员必须严格遵守物资采购管理规定，熟悉物资供应渠道，了解市场价格行情，严格按确定的合格供货商名单采购，并遵守“就地就近，同样产品比质量，同样质量比价格，同样价格比信誉，同样信誉比付款方式”择优订货的原则，确保以合理的价格采购到合格的产品。（三）业务人员在询价时应将所购物料的名称、规格、品牌等相关信息以微信、短信、书面订货函、邮件或传真等形式发给供应商，供应商以书面传真或邮件的形式回复最优报价。合同管理规定一、合同签批程序：原则上单笔业务超过5万元的必须严格执行物资采购管理流程签订采购合同。二、物资的采购合同必须先经审批批准，内容要经法务部审核无误盖

8、章生效后，方可执行采购业务。购货合同留存四份，法务部（存档）、财务部、物资管理部、技术部门各一份。三、传真合同：传真合同在合同条款中要注明传真件有效。四、签定合同时，必须注明合同号，称谓必须用全称,并与印章必须一致，合同签字人与授权人要相符，合同签字人和签字时间要齐全。五、资料存档管理规定（一）合同执行中，如产品出现质量异议时，供需双方形成的会议纪要或备忘录等，按要求附产品合同一起存档备案。（二）合同执行中，因产品质量问题并造成我公司经济损失的，要将事情经过及处理结果形成文字材料，附合同一起存档备案。供应商管理规定为优化、开发供应商资源，建立供应商市场准入和业绩评估体系，维持供应商队伍稳定可靠

9、，为公司生产、建设提供可靠的物资供应保障，特制定本制度。供应商管理的范围，包括对供应商的调查、选择、开发、使用、评价和控制等综合性管理工作。调查是基础，选择、开发、评价、控制是手段，使用是目的。供应商管理的核心是在供应商资源调查基础上，形成优存劣汰机制，编制合格供应商名录。合格供应商名录是采购工作中选择、使用供应商的主要依据。对于未列入合格供应商名录的供应商，经过调查、评估合格后，列入合格供应商名录新增部分。对于未纳入合格供应商名录，未经过调查、评估,或经过调查、评估后不合格的供应商，无投标资格或供货资格，不得使用。对于提供虚假资料，骗取合格供应商名录资格的供应商，一经查实，做无条件除名处理。

10、票务、单据管理规定物资管理工作中的账簿、单据、卡片是物资和资金流动的依据，是搞好物资管理，合理使用资金，降低成本的重要环节，必须严细管理。所有账、卡、单据和报表，都必须按记账规则记录和核算，并做到账账、账单、账卡、账物相符。仓库管理应建立物资保管账簿、入库单、出库单和物资卡片。物资出入库，物资保管员要开具出入库单，并详细、准确记入物资保管账簿中；物资卡片应填写物资的名称、规格、型号和数量，库存物资应一物一卡，一库一账，账、卡、物相符。物资管理部对统一采购的物资建账管理，定期检查采购物资的使用情况。四、零星采购供货商依据入库单开具发票，招标采购供货商按照合同要求开具发票；发票由业务人员接收，移交

11、材料会计，接收及移交要有移交手续。材料会计定期对票据进行维护管理，按财务部门要求汇总相关单据，及时（20个工作日内）与财务部门交接入账，不能按时入账必须注明理由，无正当理由的予以通报并进行相关处罚。物资出、入库管理规定一、物资入库管理物资到货时，供货商需提供由业务人员通知的相关信息（包括计划单号、价格及具体的货物名称、型号、数量等），仓库经办人按采购订单的内容收料，核对货物名称、型号和数量与送货单、装箱单是否一致，是否与采购订单相符。物资到货时需通知计划提出人，仓库经办人员收货后必须在送货单上签字，然后将货物卸至仓库指定地点做好标记。易耗品、杂品、工具或仅需外观检验的物资，可由仓库人员自行验收

12、，检查外观质量是否符合规范，是否完整，标识是否清楚，有无损坏。凡属设备类产品到货验收时，生技科专工必须到场根据设备订货技术协议认真核对型号、参数及配套附件，查看合格证、使用说明书、出厂检测报告等是否齐全、相符，确认无误后在仓库验收记录单上签字，做好到货登记。根据合同规定，需要过磅的，过磅后仓库经办人、地磅人员业需在过磅单上签字。钢材类产品需附产品质量证明书、合格证，由经销商提供的产品质量证明书中经销商的印章必需为红章。对不符合合同标准要求的产品不得办理验收入库手续。直接卸货到现场的物资，仓库管理员应到现场验货，并办理有关手续。仓库管理员不得无计划接货及超计划接货。本项由经手的仓库管理员对收货的

13、合理性负责。无特殊情况，仓库不得暂存无入库手续的物资。对于生产急需抢修物资确实需要办理代存的货物要做好登记记录,由仓库负责人签字、确认。不合格物资或未经专工鉴定的无合格证、材质单等物资严禁入库，并通知采购业务员和物资管理处处长，及时补办相关手续或做退货处理。物资应当日入库，当日记帐。坚持月底结帐清点制度。所有物资验收记录要保存好。低值易耗和通用类物资由仓库提出采购计划，按前述的程序审批采购，部分通用类物资实行“零库存管理”。设备备品定额低于备品定额的由生技科视实际情况提出采购计划，按前述的程序审批采购。废旧物资退还仓库时，必须办理退库登记手续。领用废旧物资时实行批料单制度，仓库应详细登记废旧物

14、资帐。工程外协单位退料时须持工程材料计划单，并经分管业务副总以上领导签字确认是我方所供工程材料，且为成品、合格、有利用价值的物资，方可办理退库手续。二、物资出库管理物资领用前，按批准权限审批开据领料单，领料单需分管副总以上领导签字。领料单应注明规格型号、单位、数量、用途等，有特殊情况应注明。型号等不明确，仓库不得发货。物资发放应严格按批准的物资需求计划办理，无特殊情况严禁无计划发料。仓库管理员应做到无单不发货，发货前认真核对领料单内容。事故抢修物资由公司级值班领导或抢修部门负责人批准，可先发放，三天内补办领用相关程序。领用剧毒、炸药等物资须经使用部门负责人审核签字，报分管领导审批，按照批准的物

15、料申请计划办理领用手续。保管员发料并作好记录。贵重物资如白金片、银焊条等审批后依据物料申请计划领用。物资应当日出库，当日出帐。坚持月底结帐清点制度。外来协作单位领用物资，必须凭各单位分管业务副总以上领导签字批料单，且需附工程项目材料计划单（批料单必须与计划单上材料相符），出库时必须注明工程项目名称、用途，无单不得发货。领用物资时，双方应共同清点数量，查看外观、质量、名称、型号及规格。领料人确认无误领料出库后，如发现差错由领料人负责。仓库保管员在系统做相关物资出库程序操作，并打印出库单，领料人签字。仓储管理规定入、出库物资必须每天上帐，入库物资应按物资目录分类、分库、分区储存，同类物资按规格型号

16、顺序排列，做到库、架、层、位“四定位”，账、卡、签、物齐全相符；根据物资的形状和性质分类、捆扎、码垛摆放，按照先入先出、下摆重、上摆轻、顶层摆不常动物品的原则，上库架做到标记明显、整齐美观、便于收发和盘点。每一库房（料场）应设置物资存放平面定置图，标示各类物资存放的区域，库架（货位）应设置类别标牌，以便识别，防止堆放混乱。入库物资按其性质确定保管的库房、保养的方法和措施:易燃、易爆、易中毒、易感染、易腐蚀的物资必须专库、专区、专架、专位，与其他物资隔离储存；精密仪器、仪表类物资应密封、保温；金属类物资应防潮、防锈、防腐蚀；纺织品类物资应防虫蛀、鼠咬、潮湿；橡塑类物资应防热连粘、老化、重压变形；玻璃瓷器类物资应避免