预付款管理制度.docx

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1、XX有限公司预付款管理制度1总则1.l目的为了加强对预付账款的管理，规范预付账款的行为，保证预付账款的安全，特制订本制度。1.2释义本制度所指预付账款为根据合同约定预先支付一部分款项给供应方或施工方而发生的一项债权。通常包括预付的气费款、预付的工程款、预付设备款等。1.3管理原则(1)从严控制。公司必须严格按照本制度规定的要求、流程对预付账款进行管理，对于不符合预付要求的款项，公司不得提前预付。(2)强化合同管理。公司要加强对合同审批及款项支付的控制，对于无需预付的合同，严禁企业签订带有预付条款的合同，对于必须要预付款项的合同，要严格按照合同进行付款。(3)及时回票。预付账款支付后，业务人员要

2、及时跟催索取发票，原则上预付账款支付后的1个月内业务人员要取回发票，特殊事项也须在款项支付后的3个月内取回发票。(4)定期监督与考核。公司财务部门要定期监督检查业务部门预付账款发票回票的及时性及预付款合同的合理性，并将其结果纳入到各单位的考核中。1. 4适用范围本制度适用于宁德本部及各发展区公司2分则2.1预付账款管理与控制2. 1.1预付款管理责任人公司总经理是本公司预付款管理的第一责任人；业务经办人及其主管领导是预付业务管理（包括合同谈判、发票回票等）的直接责任人，各公司财务主管是本公司预付款支付管理的直接责任人。2. 1.2允许进行预付的范围对于气费款（含管输费和分输费）、场站、高压及次

3、高压工程款、政府及行政事业单位相关款项（含水、电费等）、运输费（仅限能源物流）允许进行预付，对于其他业务如的确需要预付的，需要上报审批。2. 预付工程款的比例要与工程施工进度相匹配，其中工程项目开工前，预付的比例不超过合同总金额的20%,工程项目竣工结算前，预付的比例不超过合同总金额的70%,工程竣工后，按合同总金额的10%计扣质保金，于一年后视工程质量因素予以支付或扣款。3. 1.3预付账款的合同管理2. 公司在签订带有预付款条款合同时，要明确约定预付款金额及付款时间，当金额暂时无法确定时，要约定预付款比例或预付款金额的计算方法，确保财务部门在实际付款时有据可查。公司在实际执行过程中，如原来

4、合同约定内容发生变化，导致预付款相关条款发生变化时，公司需要及时签订补充协议进行重新明确。3. 1.4预付账款的对账管理2. 1.4.1每月度结束后15日内，财务部门分别与各业务部门按月进行对账，保证财务账面与业务部门付款台账相一致，对于差异需编制差异说明表，并需双方经办人、部门领导签字确认，以备查询（格式参见附件3）。2. 1.4.2每季度结束后10日内，业务部门须完成外部前五大供应商的对账，并要有对方签字盖章，以备查询（格式参考附件2）。2. 1.4.3年度结束后30日内，业务部门必须完成公司所有供应商对账工作，编制往来账项确认单（格式参考附件2）。2. 1.5预付账款的审批规定预付款的支

5、付必须按照集团及控股的授权管理体系执行。公司因计划外偶发因素导致的需要紧急预付款事项时，公司需填写紧急付款申请单，经区域、控股审批后付款。3罚则3. 1强化预付账款责任管理，对于签订不符合预付账款制度的合同事项，追究单位负责人、财务部门主管及相关责任人的责任，给予警告、记过、降职降级处分。4. 2对于发票未及时回票且原因未经公司财务主管和总经理书面审批确认的，追究业务经办人及主管领导的责任，给予扣发月度浮动奖金处罚，直至取得发票。5. 3对于发票丢失的，给公司造成损失的，追究业务经办人的责任，给予罚款处罚，罚款金额为发票金额的25%。6. 4对其他违反本规定，给公司造成损失的，追究直接责任人的

6、经济责任，并视情节轻重分别给予警告、记过、降职降级、留用察看处分。4附则7. 1本制度由XX有限公司财务赋能群负责解释、修订。4. 2本制度自下发之日起执行。5附件1、预付账款组织职责表2、与供应商对账模板3、*部与财务部对账模板组织机构管理职责财务部门（I）负责预付账款管理办法的制定；（2）负责审核预付款事项的合规性；（3）负责跟催业务人员及时回票；（4）负责上报需要集团审批的预付款等事项。各业务部门（1）负责预付账款合同的完整性及业务事项的真实性；（2）负责及时索要预付款发票：（3）负责预付款账款的对账工作。往来款项对账单致：XXX公司本公司（XX新奥燃气有限公司）基于日常管理的需要，欲与

7、贵公司核对下列账户（科目）余额的记录。截止日期：XXXX年XX月XX日项目本公司账簿金额如金额不符，请于不符项目旁列明贵公司账簿记录的金额;i项目本公司账簿金额如金额不符，请于不符项目旁列明贵公司账簿记录的金额注应收贵公司金额应收账款其他应收款应收票据应付贵公司金额 应付账款 其他应付款 应付票据预付贵公司金额预收贵公司金额除以上所列结存或结欠贵公司之款额，本公司并无其他结存或结欠贵公司之款额。如上述金额与贵公司账目相符，烦请在本函下端“上述金额证明无误”处签章证明；如有差异（部分或所有），请在下端“上述金额不符”处签章，并请于上述不符项目旁列明贵公司账簿记录的金额，及请于本函背面提供相关差额明细和差异原由。被询证公司负责人签名及公司盖章）日期:经办人签名及公司蛊章 日期:经办人签名及公司盖章 日期:以卜仅供被询证者使用上述金额证明无误本人确认上述贵公司账簿金额与本公司账目相符匕述金额不符本人确认上述贵公司账簿金额与本公司账目不符,差额及明细见本函背面*部与财务部对账单序号对方单位名称*台帐金额财务账上金额差异金额差异原因对账日期：年月日*部负责人:财务部负责人:编制人:注：对于差异要详细写明原因对应的金额，不能笼统进行描述。