款项支出管理制度.docx

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1、XX有限公司款项支出管理制度第一章总则1.1 目的为进一步加强各类款项支出的合规性，节约成本费用，控制付款风险，保障各项经营管理活动的正常进行，合理控制费用，特依据新奥能源控股有限公司报销管理规定制订本办法。1.2 原则提高效率，自驱降本。规范款项支出的合规性，激发员工自驱动力，引导员工树立合规意识。1.3 适用范围本制度适用于宁德燃气及各发展区公司。第二章日常报销业务2.1 释义报销业务类指员工办理日常业务所发生的差旅费、业务招待费、维修维护费、办公费、通讯费、车辆行驶费、交通费、培训费等各种费用的报销活动。2.2 审批以下费用在报销或回票前必须进行前置审批。序号事项前置审批方式申请要求1差

2、旅费工作流自带提高工作流填制出差登记表，并经总经理审批通过2业务招待费工作流自带须填制工作流业务招待申请单，一事一报并经总经理审批通过3广告宣传费上行文或纸质业务经办人提前提交包括广告宣传事由及对应总经理审批通过。4会议费上行文或纸质业务经办人提前包括会议事由及对应金额的申请文件，经总经办及总经理审批通过5福利费上行文或纸质集体福利是公司层面的费用，须由公司统筹规定或提前申请，并经人力、总经理审批通过。6培训费上行文或纸质须提前提交包括培训事由及对应金额的申请文件，并经人力及总经理审批通过。7中介机构费上行文或纸质须提前提交包括中价事由及对应金额的申请文件，并经分管领导及总经理审批通过8维修、

3、维护、维保费上行文或纸质参照XX有限公司生产性维修费用管理规定进行前置审批2.3 基本要求2.3.1 有固定供应商且金额在2000元以上的支出原则上须执行回票及拨款流程，规定单笔超过5000元以上的支出不允许费用报销,需执行回票及拨款流程。2.3.2费用报销必须严格执行报批流程，严禁以自己的名义替他人报销，严禁要求他人以他人名义为自己报销（共同经办人需注明）；对于公司总经理或董事长等高管委托他人报销费用时，高管需对委托报销的票据金额、事由等进行核对并在票据正面签字确认；对于需要在工作流系统报销费用但暂时尚无工作流账号的一线员工，可由部门内勤代其报销，但一线员工需要在票据正面签字确认并写明事由及

4、金额。2.3.3每一个报销业务经办人至少有一个直接上级签批，方可予以报销Q2.3.4各种报销申请单、每张原始报销票据（包括工作流系统或手工填制的）必须有经办人签字，签字必须使用蓝黑墨水或者碳素墨水书写。2.3.5各级签批人出差和直接经办业务招待、培训及其他业务所发生的费用，必须以本人为经办人办理报销手续，并提交上一级领导签批。2.4时间要求1. 4.1业务经办人须在工作任务结束后差旅费30日内、其它类90天内，持合法票据办理费用报销或回票，不允许超期报销。2. 4.2当年票据当年报销，禁止跨年报销，各业务人员应根据财务年终决算相关报销通知及时提交报销申请。3. 4.3员工出差完毕，须及时办理报

5、销事宜。同一单位一同出差的员工，须一同办理报销手续。2.5票据标准2.5.1一切财务开支，必须取得合法、合规的票据。报销人对取得票据的真实性合法性负责，由于提供虚假票据产生的报销必须退回报销款项。须取得发票的，不得以收据代替；须取得专项收据的，不得以其他收据或发票代替。2. 5.2所有票据票面不得有任何涂改、修补痕迹，且票面金额大小写一致，发现有错误的，须由原开出单位或部门重新开具。3. 5.3原始票据丢失的处理（1）属于车票类丢失（不包括出租车票），经办人必须写丢失情况说明，注明车票的起止地点、时间、航班次、金额，由同行人证明，部门领导核实，总经理签批后报销丢失票据金额的75%,个人承担25

6、%；（2）属于外来发票丢失必须到原发票出具单位补开发票，或由原发票出具单位在原发票复印件上加盖发票专用章证明，经办人必须写丢失情况说明，注明原发票的号码、金额由部门负责人、财务负责人和公司总经理批准后，才能代作原始凭证报销。丢失票据金额100O元以下（含1000元）的，票据丢失责任人承担丢失票据金额的25%；丢失票据1000元以上将由公司总经理视责任轻重，要求票据丢失责任人承担丢失票据金额25%或300元以上。（3）属于增值税专用发票的，丢失责任人还须承担丢失票据的增值税税额。第三章回票业务1.1 释义有固定供应商且金额在2000元以上的支出原则上须执行回票及拨款流程，规定单笔超过5000元以

7、上的支出不允许费用报销，需执行回票流程。回票指与供应商的各种业务。涉及到本制度第二章的费用报销执行回票流程的，前置审批要求、管理要求等参照本制度第二章执行。1.2 发票回票企业业务经办人在收到供应商发票后，须对发票信息进行审核，有签定合同的入账时发票信息必须与合同约定保持一致，发票总金额应小于或等于合同总金额。所有须执行招投标、询比价流程的采购合同，如特殊原因未执行的，在签定前需进行前置审批，前置审批最终人为公司总经理。发票类别发票审核要点发票入账审核要点工程类工程款发票须与合同、竣工验收报告、项目结算书等资料信息一致须提供回票通知单、发票、工程结算单或工程进度确认单，且发票、工程结算单或工程

8、进度确认单上所载明的结算金额应保持一致设备、资产、物资、材料类设备、资产、物资材料发票所载明的种类、型号、数量、单价须与合同约定一效。须提供回票通知单、发票、采购订单，发票中材料的种类、型号、数量、单价必须与合同约定一致，且已验收入库完毕，质检合格。若合同约定材料有质保金的，在发票校脸时，应当在扫描件中注明，校验时在分配上写明“质保金”服务、费用类服务、费用发票类型、开票项目与合同一致须提供回票通知单、发票、验收报告，且发票金额应小于或等于合同金额。第四章预付款、拨款（应付款）、其他付款4. 1预付账款5. 1.1预付款总体要求已部署工作流的企业，所有预付款业务必须在线上提交，不允许线下提交，

9、并按要求上传支撑付款文档；未上工作流的须将付款依据与拨款通知单一并提交各级付款审批。6. 1.2预付业务管理要求7. 1.3预付能源款预付气费款的周期最长不得超过半个月，对上游预付气费款金额超过100o万元，将预付气费周期改为一周支付一次。特殊情况下依据合同约定预付气费款，最长不超过1个月，且须报备至XX财务赋能群。8. 1.4预付工程款工程项目开工前，预付的比例不超过合同总金额的20%,预付工程款的比例要与工程施工进度相匹配，工程项目竣工结算前，预付的比例不超过合同总金额的70%。申请部门在申请预付工程款时，要求必须提供在建工程号并链接合同，须链接最终签订版合同，工作流无最终签订合同的须上传

10、最终签订合同的扫描件。预付工程款时，申请部门需提供合同、工程进度确认单或工程结算单。9. 1.5预付设备款、材料款预付设备、材料款时，预付金额必须与合同约定一致，严禁超合同付款比例付款。首次预付款须与合同约定一致；预付发货款时须依据供应商提供的发货通知单内容并结合合同约定提出付款申请；预付到货款时须依据到货验收、发票回票情况并结合合同约定提出付款申请。10. 1.6预付行政事业单位款预付行政事业单位款项可不链接合同，预付时，申请单位需提供相关预付行政事业单位款的通知。（政府非税收入票据，由于政府特殊，可用收费清单代替合同，收费清单尽量盖章，若收费清单不能盖章，则由业务及总经理在清单上签名。）加

11、油加气、水电暖气、保险费、电话费、劳务费、大宗福利品采购费、电商采购、税控设备等业务参照行政事业单位款进行管理。4. 1.7除上述业务允许预付外，原则上其他业务不允许预付。4.2拨款（应付账款）4.2.1 应付款总体要求支付应付款项时，财务核对申请部门提交拨款单的供应商与回票的供应商一致性，拨款金额是否小于或等于账面应付供应商金额。4.2.3应付能源款应付能源款时，应付金额须与账面记录一致，严禁超账面记录的应付款。应付能源款须提供合同、结算通知单并结合合同约定提出付款申请并履行完整、有效审批手续。4.2.4应付工程款应付工程款时，应付金额须与账面记录一致，严禁超账面记录的应付款。应付工程款须提

12、供合同、工程进度确认单或工程结算单并结合合同约定提出付款申请。应付质保金除依据上述内容外还须提供工程款质保金支付申请及质保期内运行合格的审批文件。4.2.5应付设备、材料款应付设备、材料款时，应付金额必须与账面记录一致，严禁超账面记录的应付款金额。应付设备、材料款须依据到货验收、发票回票情况并结合合同约定提出付款申请。应付质保金除依据上述内容外还须提供设备质保期内运行合格文件。4.2.6应付行政事业单位款应付行政事业单位款时，应付金额必须与账面记录一致，严禁超账面记录的应付款金额。4.2.7其他应付款应付其他款时，应付金额必须与账面记录一致，严禁超账面记录的应付款金额。4.3其他付款此处其他业

13、务是指除预付、应付之外的其他付款及退款业务，该类业务必须按要求履行签批手续、有完备的付款依据，应及时清理账务、核对往来，防范资金风险。4.3.2其他付款管理要求序号其他付款事项付款要求1工资保险须提交由人力负责人审批并经决策人书面审批通过的工资汇总单，财务根据审批齐全的单据付款。2代扣水电费首次代扣水电费须提交经决策人书面审批通过的代扣协议给财务部备案并办理托收承付手续。3往来款同一管理实体内往来款支付须经财务主管审核签字，非同一管理实体不允许发生无实质业务的纯资金往来，有需求必须走委托贷款流程，并在工作流提交审批。4对外捐赠所有对外捐赠均须经内部审批后通过新奥公益慈善基金会进行捐赠，未通过新

14、奥公益慈善基金会捐赠的须按授权文件履行审批。5其他退款须提交经相关业务负货人及财务书面签批通过的退款说明，财务须核对账面确实收到并未支付后再行退款，避免错退、重退。如：投标保证金。4.3.3转付款管理要求通常情况下，企业签订的合同、发票开具及款项支付必须针对同一供应商，不允许存在转付款业务。特殊需要转付款的情形，需供应商出具委托付款函（委托付款函模板见附件DO4.4对账管理4.4.1每月度结束后15日内，财务部分别与各业务部门按月对预付账款进行对账，保证财务账面与业务部门付款台账相一致，对于差异需编制差异说明表，并需双方经办人、部门领导签字确认，以备查询。4.4.2每季度结束后10日内，业务部门须完成外部前五大供应商的对账，并要有对方签字盖章，以备查询。账工作，编制往来账项确认单。第五章罚则5.1 审核人、签批人对报销把关不严、费用控制不到位、给企业造成损失的，财务经办人员没有认真履行职责、没有严格执行财务制度规定，玩忽职守将不符合报销要求的单据予以报销的，将依法追究相关责任。第六章附则与附件6.1本制度由XX有限公司财务赋能群负责解释、修订。6.2 本制度自发布之日起执行。6.3 附件委托付款函附件1：笆附件：委托付款函.docx