文件化信息控制程序.docx

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1、文件化信息控制程序文件编号版本号Ol修改次数0编制/日期生效日期审核/日期页码第1页，共5页批准/口期受控状态更改历史版本号文件更改号更改概要修改人批准人01首发行/发放范围1、目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本的文件。2、范围适用于与本公司管理体系有关的文件的控制。3、职责1.1 DCC（文控中心）：负责总体协调体系文件的编制、会签/批准、编号。3. 2各职能部门：负责相关程序文件的起草、会签和批准工作。3. 3手册由品质部编制，管理者代表审核,总经理批准；程序文件由部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准；作业文件由部门制订,部门经理审核批准，若文件

2、牵扯其他部门，则审核需要相关部门负责人审核，本部门经理批准。4、文件的分类4. 1文件化信息包括a）手册；b）程序文件；c）作业文件；d）表单4. 2技术文件a）企业标准b）工艺卡、工艺规程；c）操作指导书。4. 3外来文件a）国家法律、法规、安全技术规范；b）国家标准，行业标准及国外的技术标准；c）顾客提供的产品图样。5、控制程序5. 1总则6. 1.l管理体系各级文件的编制，审核和会签，批准，发放和回收，修改，保管和废止环节都需实施控制，以保持文件的适用性和有效性。7. 1.2各级管理体系文件均需有统一的编号标识，以示识别有效版本，防止失效版本文件的继续使用。5. 2管理文件的控制5.2.

3、 1编制、审核和批准5. 2.1.1手册5.1 1.1.1管理体系文件由管理者代表组织各部门编制。质量管理手册由品质部负责编制；环境、职业健康安全管理手册由安环部负责编制。手册是企业加强管理的指导性、纲领性文件，它主要阐述企业的宗旨、奋斗目标及各职能部门按标准要求所做的原则性要求。5.2.1.1.2手册编号：质量管理手册编号为XX-QM-*（XX为公司名称字母缩写;*为文件序号为：01）5. 2.1.2程序文件5.2. 1.2.程序文件是手册的支持性文件。程序文件应明确体系各基本要素的工作程序，使控制活动有据可依。程序文件的编制应遵循可操作性、协调性、可行性、可检查性原则，不写做不到的，必须符

4、合法律法规和标准规定的要求。5.3. 1.2.2程序文件由程序实施的职能部门编写，部门负责人审核，管理者代表批准发放。程序文件控制内容涉及其他部门的，需要相关部门负责人会签，管理者代表批准后发布。5.2.1.2.3程序文件编号：程序文件编号：XX-QP-*（XX为公司名称字母缩写;*为文件序号为：099）。5.2.L2.4表单编号：表单编号：XX-AA-BB-CC（XX为公司名称字母缩写;AA表示文件阶层;BB表示该文件的序号;CC表示序列号.如：XX-QR-Ol-Ol,表示XX-QP-Ol的第一份表单）5.2.1.2.4程序文件的编写格式应统一。5.2.1.3作业文件5.2.1.3.1作业文

5、件是指产品生产作业过程中的一种指导性文件，包含作业指导书，以及各环节采用的记录文件。作业指导书的编制应满足法律法规和标准的要求，对产品涉及的各个过程的各种环节进行明确。作业指导书由各职能部门负责编制，部门经理审核批准，牵扯到其他部门的，需会签，然后本部门经理批准。5.2.1.3.2作业指导书（WI）按下列进行编号。XX-WI-*（XX为公司名称字母缩写;*表示部门代码+序号，每个部门的编码均从01开始，各自按顺序编码。例如生产部的第一个作业指导书可编号为XX-WI-PDOl,第二个则为XX-WI-PD02,对于顺序无严格要求，可部门内部根据重要程度自行排列）。部门代码（*）如下：EM：生产设备

6、部；HR：人力资源行政部；PD：生产部；MC：物料部；DC：品质部文控中心；PU：采购部;QM：品质部；SA：业务部；TE：技术部；HSE：安环部1.2. 2发放、回收和使用5. 2.2.1质量体系文件由品质部负责发放;环境/职业健康安全体系相关文件由安环部负责发放，发放时,应明确文件性质、文件编号以及版本号，公司内部各部门使用的文件必须为有效文件。6. 2.2.2发放方式可灵活，纸质文件发放必须有签收人签收，旧版文件在下发新版时回收。电子版网络发放应该确保文件版本最新，版本升版后应及时发更改通知。7. 3外来文件的控制8. 3.1法律和法规8.3. 1.1品质部负责收集与质量和制造有关的法律

7、、法规、安全技术规范和制造技术标准等有效文件，如有需要按5.2.2发放；安环部负责收集与环境、职业健康安全相关的法律、法规、安全技术规范要求等外来文件，如有需要按5.2.2发放。1.3. 1.2发放新版法规或标准时，应收回废止的法规或标准，当使用人提出希望作为参考资料时，可以当场加盖“作废”章后留用参考。5. 3.1.3职能部门每年清理一次在用标准，保持标准的有效性。6. 3.2顾客提供的图样5.3.2.1业务部接收顾客提供制造的产品图样时，应到文控中心进行登记记录，记入外来文件清单,图样的转发需要办理发放手续。车间制造用图样加盖“受控章”标识。未加盖“受控章”的图样不能投入使用。5.3.2.

8、2涉及顾客知识产权的图样应进行“保密”标识，产品制造完毕后，生产部负责回收防止流失造成顾客知识产权外泄。5.4企业标准的控制5.4.1企业标准应按国家的有关规定进行审批和备案。只有经过审批和备案的企业标准才能使用。5.4.2企业标准的控制管理按5.3.1的要求执行。5.5电子媒体文件的管理5.5.1所下发的纸质文件，必须有电子版备份；计算机中的文件和资料，在同时使用书面文件时，按书面文件的审批、发放和修改管理规定进行。实施修改时，同时修改服务器文件资料和纸质文件资料。5.5.2对只在计算机中使用的文件的修改，必须经原文件审批者承认后，才可实施修改，并做好改订历史记录。5.5.3计算机中的文件和资料必须指定专人管理，定期备份，以防止文件丢失或被不当修改。5.5.4电子文件受控和上传服务器必须是在网络安全的情况下，设置相关权限，以防止公司保密资料流失。5.6客户完工资料的管理5.6.1在项目交付的同时，交付项目完工资料，由业务部提供文件邮寄地址，将纸质文件和扫描件的光盘以及文件签收单邮寄给客户，客户收到后，文件签收单盖章扫描以邮件的形式反馈给文控中心，文控中心存档，若电子版交付，可不用填写签收单。6相关文件无7相关记录7.1 文件一览表7.2 2记录一览表7.3 文件发放、回收记录7.4 文件借阅、复制记录7.5 文件更改申请7.6 文件销毁申请7.7 7外来文件清单