图书馆图书资料信息化管理研讨.docx

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1、图书馆图书资料信息化管理研讨引言图书资料是图书馆最重要的资源，其管理工作的效率、质量必须得到保障，但现实情况来看受限于传统管理方法的缺陷、相关因素影响，图书馆图书资料管理的效率和质量并不令人满意，且随着工作量的不断增大，效率与质量有下滑趋势，这种现象让很多图书馆意识到传统管理方法已经不再适用，需要得到改革。着眼于这一点，因为信息技术在其他领域的管理工作中有良好表现，所以该项技术引起了图书馆的关注,认为通过该项技术能够实现管理方法改革，使得管理效率和质量提高，故如何在图书馆图书资料管理中正确应用信息技术，实现信息化管理就成为当下值得思考的问题，对此有必要展开相关研究。一、图书馆图书资料管理方法的

2、主要缺陷1 .传统管理方法介绍图书馆图书资料管理工作大体可以分为四点：其是图书资料搜集，即管理人员根据用户人群的需求、喜好等搜集相关图书资料；其二是图书资料归纳，即不同图书资料所属分类不同，故管理人员需要将这些图书资料分类归纳，保障用户能够准确找到想要阅读的资料；其三是图书资料维护，即实体图书资料有使用寿命限制，长期翻阅容易损坏，故管理人员要做好图书资料维护，尽可能避免图书资料损坏，若发现损坏需要第一时间更换；其四是图书资料登记与管理，即管理人员需要将所有馆藏登记在册，以便给用户提供指引服务，同时也避免图书资料遗失。根据工作的四个要点，图书馆一般依托于人工模式展开相关工作，即所有工作要点基本由

3、人工负责，具体方法大体为：通过观察、询问等方式了解用户人群需求，明确资料搜集方向，再根据图书资料的学科、专业、适合年龄等特征进行分类，然后针对性地进行图书资料维护、等级管理工作即可。2 .方法缺陷依照图书馆图书资料传统管理方法的表现，并结合实际情况、工作经验，本文通过分析得出传统方法的三大缺陷，分别为受人工工作能力限制、资料搜集难度较大、人员专业水平得不到保障，具体内容如下。（1）受人工工作能力限制因为传统图书馆图书资料管理方法依托于人工模式，所以人工的工作能力水平对管理质量、效率起决定性作用，而现代图书馆图书资料管理工作量越来越大，人工工作能力水平早已达到上限，这时人工工作能力就对管理工作造

4、成比较严重的限制。人工工作能力的限制主要体现在工作效率方面，以某图书馆为例，据统计该图书馆内共有四万余册图书资料，人工平均每三日要进行一次盘点，平日要负责图书馆现场管理、图书资料搜集等工作，整体工作量非常大，故该馆图书资料管理人员每日工作都非常繁忙，常有当日工作无法及时完成或加班加点才能完成的现象，说明该馆管理工作效率较低，且因为需要搜集图书资料，所以工作量会不断上涨，效率问题会越来越明显，这种现象根本原因在于人工工作能力已经达到上限，与当前管理工作量不匹配，由此可见传统管理方法存在受人工工作能力限制的缺陷。(2)资料搜集难度较大搜集图书资料是图书馆图书资料管理中的日常工作任务，表面上该项工作

5、并不难,但现实情况却大不相同，很多图书资料管理人员都表示该项工作难度很大，原因在于要搜集相关资料，必须先找到资料，而图书馆受限于现实物理时空，普遍存在资料来源单一，应可搜集的资料稀少，管理人员未必能够搜集到所需资料。以某图书馆为例，该图书馆地处华南地区，主要资料来源就是本地区，而许多城市用户反应希望了解华东地区的风土人情，故图书馆需要搜集华东地区资料，而该图书馆资料来源并未涉及该地区，管理人员只能搜集到本地区内相对少的相关资料，但这并不能有效满足所有用户的个性化阅读需求，因此资料搜集难度较大。(3)人员专业水平得不到保障图书馆图书资料管理工作对任职者有一定专业要求，如果人员专业水平得不到保障，

6、工作中就很容易出现问题，故图书馆本身都非常重视管理岗位的专业要求，但因为管理岗位的工作环境比较枯燥、乏味，吸引不了年轻人，加之教育领域在这方面的人才输出较少，所以多数愿意担任图书馆图书资料管理员的人多为中年人，而绝大部分中年人并没有接受过图书馆图书资料管理的专业教育，工作仅凭经验。从这里可以看出，传统图书馆图书资料管理方法下人员专业水平得不到保障，这是当下亟待解决的一大问题。二、图书馆图书资料信息化管理的积极作用相较于传统图书馆图书资料管理方法，融合现代信息技术的信息化管理方法对管理工作有着积极作用，通过信息化管理能够有效提高工作效率，并保障质量，故图书馆有必要引入信息技术。为了让图书馆认识到

7、这一点，下文将对信息化管理的积极作用进行分析，论证信息化管理实施的必要性。1 .摆脱人工模式，改变人工位置传统图书馆图书资料管理方法下，人工模式出现工作效率低下、工作负担过大两大问题，要解决这些问题就必须摆脱纯粹的人工模式，通过能取代人工、高效率完成工作任务的技术手段，而现代信息技术己经具备这样的能力，将其引入图书馆管理就能摆脱人工模式。近些年我国在信息技术领域取得新突破，实现大数据+智能技术方案的实用，该技术方案与以往信息技术方案最大的不同在于“自主性”，即大数据+智能技术方案中，大数据是庞大的数据集成体，包含领域内所有数据，这些数据内含复杂逻辑，弄懂其中逻辑就能够对事物进行判断，而智能技术

8、能够对大数据进行分析，根据大数据来判断现实事物，这一表现使得大数据+智能技术方案能够投入工作中，取代人工展开一些工作。这一基础上借助大数据+智能技术方案，图书馆可以实现以信息技术为主、人工为辅的管理模式，期间只要做好人机交互，就能通过技术手段完成工作，其优势在于全天候运作、工作效率远超人工等。另外，因为技术取代了人工，所以人工不用在面对巨大工作负担，其位置从工作的执行者转向工作的管理者，负责操作技术系统即可，这个位置上的工作负担是人工完全能够承受的，因此人工位置更加合理，也说明图书馆有必要引入大数据+智能技术方案，实现信息化管理。2 .打破时空壁垒，降低资料搜集难度图书馆图书资料信息化管理并不

9、是单纯地使用各种信息技术工作，除此以外，还有网络化的应用，即经过多年的发展，我国互联网的覆盖范围已经十分广泛，国内绝大部分地区都有大量网络用户，这些用户能够在互联网中交互信息，过程不受时空壁垒限制。根据这一特点得到启发，图书馆可以通过网络与其他地区的资料来源进行联系，利用网络将实体资料转化为电子资料，使资料能够通过网络传输到本馆，而后推出电子阅读方式或者将电子资料再次转化为实体资料。在此基础上网络打破了时空壁垒，资料搜集途径得以拓宽，搜集难度自然下降。3 .转变岗位专业要求，吸引专业人员直接招收图书馆图书资料管理人员确实难以保障人员专业水平，但结合信息技术,图书馆不再需要直接负责图书馆图书资料

10、的人员，更需要有能力管理、操作技术系统的人员，因此图书馆图书资料管理员岗位的专业要求发生转变，这种转变会使得岗位待遇提高、工作环境提升，且正好与当下热门专业对口，因此岗位对于人员吸引力更大，图书馆也就得到专业人才支撑，不会再出现以往问题。与此同时，专业人员的加入能够更好地发挥信息技术的作用，甚至还能创新信息技术在图书馆图书资料管理工作中的应用方式，推动图书馆图书资料管理工作发展，这对图书馆而言意义重大。三、图书馆图书资料信息化管理实现策略与注意事项1 .实现策略为实现图书馆图书资料管理的信息化改革目标，下文将对信息化管理实现策略进行分析，策略分别为按需求设计信息化管理系统、建构资源共享平台、积

11、极投入校企合作模式。（I）按需求设计信息化管理系统图书馆在图书资料管理的信息化改革中，必须先设计信息化管理系统，在此基础上才能让信息技术与工作相结合，因此系统设计非常重要，若存在问题会导致系统工作适用性降低，不能充分发挥信息技术的作用，故设计过程中要充分考虑图书资料管理工作的需求，确保系统功能满足所有需求。依照图书馆图书资料管理工作的四大要点，相关信息化管理系统应当具备以下几个功能：第一，必须具备图书资料储存及检索功能，该功能主要用于储存电子格式资料、实体资料相关信息（如实体资料所属分类区、摆放位置等，以供用户查阅、寻找）等，同时方便管理人员通过关键词进行检索，予以管理工作支撑；第二，必须具备

12、关键词提取与分类匹配功能，该功能主要用于获取图书资料的关键词、“标签”等信息，根据这些信息在逻辑上区分图书资料，再将区分后的图书资料与含有对应关键词、“标签”的分类项目对接，将图书资料保存到对应分类项中，实现智能分类、归纳。另外，在分类项设计中一定要设置“未知”项目，以便系统将无法进行匹配识别的资料集中，人工代为处理即可，而且每次遇到“未知”资料，系统都会进行自主学习，确保下一次就能识别，不会给人工造成太多工作负担；第三，必须具备图书资料维护信息展示功能，即信息技术无法直接对图书资料进行维护，故该项工作还是需要人工负责，但信息技术可以实时记录人工维护结果，便于管理员了解图书资料状态，根据状态进

13、行更换或采取其他应对措施。另外，如果条件允许建议图书馆实施资料全电子化措施，这样能够直接免去维护的麻烦；第四，必须具备图书资料入库登记功能，该功能主要是利用图书资料上的电子条码来识别资料，人工只需要用设备扫描电子条码即可完成登记，登记后系统会自动完成分类等工作，操作非常便捷。（2）建构资源共享平台为保障图书馆资料来源稳定，建议图书馆借助网络与其他图书馆、高校等资料来源协同建构资源共享平台，该平台主要依托于电子格式资料的可无限复制性，让平台内所有资料公开透明，平台内相关人员可以随意获取，能够大范围解决图书馆资料搜集难度大问题，更好满足读者的各种需求。资源共享平台的建构方法比较简单，基本上只需要多

14、方沟通并达成共享合作意见，即可建立一个网络数据库实现共享，但考虑到共享平台内存有大量资源，关系到多方利益，在平台建构过程中一定要做好内外安全防护工作，例如通过封闭式设计避免平台受外部攻击，采用痕迹化管理方法确认资料获取方、时间点等，该项工作非常重要，不可忽视。（3）积极投入校企合作模式即使图书馆转变岗位专业要求，使得岗位对专业人员有更强吸引力，图书馆还可能遇到招人困难的问题，诸如市场上对于专业人才的竞争比较大，一些中小型图书馆可能无法与大型图书馆竞争。针对这种现象，建议图书馆积极与高校合作，这样能够建立一条稳定的人才输送途径，一方面能够满足高校人才培养需求，另方面高校提供的专业人才能够稳定满足

15、图书馆人才需要，这对于保证图书馆长远发展具有重要意义。从这里可以看出，通过校企合作模式，图书馆能够稳定得到专业人才支撑，那么图书馆在人才上岗之后主要目的就是留住人才，这一点需要图书馆管理者进行把控，确保专业人才支撑基础稳定，避免频繁的人才变动，利于信息化技术作用发挥。2 .注意事项信息化管理中有一个事项图书馆必须注意，就是信息设备的配置问题。信息设备配置直接关系到信息技术对图书资料管理工作、对图书馆用户的服务水平，例如信息设备配置低，导致工作系统经常崩溃，工作效率就会慢，又或者导致图书馆用户需要等待很长时间才能进入系统查阅资料，任意现象都会给图书馆图书资料管理工作造成不利影响，因此图书馆要做好信息设备配置，不能对其成本提出太过苛刻要求。四、结语综上所述，图书资料管理是图书馆的核心工作任务，该项工作质量必须得到保障，但现实情况中工作受限于人工模式等因素，存在许多问题，故需要进行信息化改革。改革中图书馆必须以充分发挥信息技术作用为目标，采用相关策略进行改革，实现信息化管理，同时要注意信息设备配置等相关问题，建构良好信息环境。通过信息化管理，图书馆图书资料管理工作将更加高效，工作质量水平及质量稳定性也能得到保障。