XX电力科技有限公司文件控制程序（2024年）.docx

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1、XX电力科技有限公司文件控制程序1 .目的使所有与质量管理体系有关的管理文件和技术资料都得到有效的控制,以确保各相关部门都拥有和使用正确且有效的最新版本的文件。2 .适用范围凡我公司所有质量管理体系文件的编制、修改、审核、颁布、发行、保管、作废、回收等均为本程序控制范围。3 .职责3 .1总经理负责批准发布质量手册(含程序文件)；3.2 质量负责人负责批准其它与质量体系有关的文件；3.3 办公室负责质量保证体系文件的管理控制；3.4 技术类文件由编制部门负责控制；3.5 外来文件由文件引进部门负责控制；3.6 各部门负责所收到的质量管理体系文件的保管。4 .文件定义和分类(1)质量手册：体系文

2、件，为质量管理体系所有文件的指导文件；(2)程序文件：用以说明各项管理职能的作业流程、管理要点；(3)作业文件：规定实际操作的文件，包括各种作业指导书、检验规程等；(4)技术类文件：技术标准、工艺规范、检验规范、设计图纸资料等；（5）外来文件：如顾客提供的合同等资料，各类国家、国际标准等;（6）质量记录表单：程序文件、作业文件所规定填写的记录表单；（7）资质文件：如体系认证证书、产品认证证书、产品检验报告等。注：受控文件是指受更改控制的文件，非受控文件是指不受更改控制的文件。4.2 文件的编码手册、程序文件和作业指导书等文件采用如下编号方法：质量手册编号为：HBRT/SC-XX程序文件编号为：

3、HBRT/CX-XX工艺文件的编号为：HBRT/GY-XX操作规程的编号为：HBRT/CZ-XX检验规程的编号为：HBRT/JY-XX管理文件的编号为：HBRT/GL-XX质量记录编号为：JL（记录代号）一所在程序文件的顺序号一文件顺序号。4.2文件的编写与审批4.2.1质量手册和程序文件由办公室编写，管理者代表（或质量负责人）审核，总经理批准。4.2.2作业指导书由相关部门主管编写，管理者代表（或质量负责人）审核批准。4.2.3设计、工艺文件由技术部编写，由管理者代表（或质量负责人）批准后交办公室备案。4.2.4表单格式由使用部门拟订，相关部门主管同意后交办公室统一编号备案。4.3文件和资料

4、的发放文件和资料由办公室编写文件发放审批表，管理者代表审批后在文件上加“受控”标识。文件领用人在文件发放、回收登记表上签名后发放。4.4文件的更改文件更改由更改申请人申请，并填写文件和资料更改通知单批准人批准后进行更改并将更改后的文稿交至办公室保管。由办公室组织打印后按原发放清单进行发放，同时收回相应作废文件，并在文件发放、回收登记表上作相应记录。一般文件的更改采用单页更换的方式，如需要采用局部修改、划改、刮改等方式更改需在文件和资料更改通知单中特别注明具体的实施方法。4.5文件的领用需领用文件时，由申请者提出，经部门主管审核及管理者代表同意后方可领用。因破损而重新领用新文件时，收回相应旧文件

5、，并注明已丢失的文件失效，办公室作好相应发放签收记录。提供给供应商和认证机构的文件由管理者代表同意后方可发放。4.6文件的保存和销毁4.6.1文件的原稿及其文件发放、回收登记表由办公室统一保存。各部门负责相关的带有受控标识的文件的保存。文件应加以保存以便存取和查询。4. 6.3作废文件和资料的原稿加盖“作废”印章，保存于办公室。作废文件和资料由办公室统一销毁并填写文件/资料销毁申请单。如需保存时，加盖“仅供参考”章。5. 7文件的借阅、复制借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写文件借阅、复制记录，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号

6、。6. 8外来文件的控制各部门负责收集相关国家、国际标准以及法律、法规的最新版本，办公室负责统一管理。有关部门领用时，经批准后由办公室进行发放并作好收发记录。6.1.1 办公室负责有关国家、行业技术标准等外来文件的收集，办公室负责登记、受控标识、发放、保存，经技术负责人审批后执行。技术部应定期评审换版情况，并积极寻求采用最新版本。6.1.2 办公室建立并保持认证产品的档案，并填写产品档案。产品档案内容至少应包括：a）认证产品相关的资料和记录，如认证证书、设计鉴定报告和/或型式试验报告、初始/年度监督工厂检查报告、产品变更/扩展批准资料、年度监督检查抽样检测报告、使用简化流程的关键元器件和材料变

7、更批准的相关记录等。这些资料和记录在证书到期后，仍需保存12个月以上。b）认证产品的出入库单、台帐（至少保存36个月）。4. 9文件的管理4.9. 1公司的文件可以是书面、磁盘、照片、样件等各种媒体。4.9.2任何人不得在受控文件上乱涂、乱画、乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。4.9.3办公室每年对文件进行一次全面检查。检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理。4.9.4公司内部重大变更及外部法律、法规及标准变更时，应及时更改相应的体系文件。5.相关记录5.1JL-Ol-Ol文件发放、回收登记表5.2JL-01-02文件和资料借阅登记表5.3JL-O1-03文件和资料更改通知单5.4JL-01-04外来文件和资料台帐5.5JL-01-05文件/资料销毁申请单5.6JL-01-06文件和资料借阅审批表5.7JL-O1-07受控文件清单5.8JL-01-08产品档案